Import destinatari: import del file formattato (opzione 1)

Una delle tre opzioni disponibili in rapidmail per l'importazione dei destinatari consiste nell'inserire nel tuo elenco un file già formattato con tutte le informazioni necessarie. In questo articolo ti guidiamo passo dopo passo attraverso il processo di import e ti segnaliamo i punti principali a cui prestare attenzione.

Se ricorri a questa opzione per l’import destinatari, carica un file formattato nel tuo elenco destinatari di rapidmail. Può essere sia un elenco finora vuoto che un elenco con dati di contatto già presenti. Questa opzione è particolarmente indicata per i casi in cui si dispone di un lungo elenco con dati di contatto salvati in un file ben curato e conforme ai requisiti.

1. Preparazione del file per l’upload

Per l’import in rapidmail vengono accettati i seguenti formati di file:

• .csv (file di testo, formato di file consigliato)
• .txt (file di testo)
• .xls (file Excel)
• .xlsx (file Excel)

Quali dati destinatari è necessario inserire nel file?

È assolutamente necessario inserire l’indirizzo email del rispettivo contatto. Tutti gli altri dati sono opzionali, ma ti aiutano a mantenere una visione d’insieme, a effettuare invii rivolti a determinati gruppi target o a lavorare con un approccio personalizzato.

In base ai dati da inserire, il file di import può essere strutturato come segue:

I dati destinatari visualizzati sono solo a scopo illustrativo.

Salva il file pronto in uno dei suddetti formati, in modo da averlo a portata di mano per iniziare con l’import destinatari.

2. Richiamo di elenchi destinatari e aggiunta di destinatari

Nel tuo account rapidmail accedi ora alla sezione destinatari. Richiama i tuoi elenchi destinatari e fai clic sul simbolo rotondo nell’elenco destinatari desiderato per iniziare con l’import.

3. Selezione e caricamento del file per l’upload

Fai clic sull’opzione “Molti destinatari da file”. A questo punto puoi trascinare il tuo file di import tramite drag-and-drop nel rispettivo campo. In alternativa, fai clic su “Seleziona file” per selezionare il file da importare direttamente dal tuo dispositivo.

Fai quindi clic su “Avanti”.

4. Disposizione in colonne ed eventuale assegnazione di etichette

A questo punto si passa alla disposizione in colonne: qui puoi disporre, attivare o disattivare le singole colonne oppure assegnare etichette ai tuoi contatti.

4.1 Disposizione in colonne

La gran parte delle colonne dei file vengono riconosciute automaticamente da rapidmail e assegnate di conseguenza al momento dell’import destinatari. Se desideri una diversa assegnazione o denominazione delle colonne, puoi modificarla in tutta facilità facendo clic sulla denominazione automatica della colonna.

In questo modo puoi disporre le variabili desiderate anche nelle colonne del file che non sono state riconosciute automaticamente e denominarle come desideri.

Se non desideri caricare una delle colonne dal file di import, puoi escluderla dall’import. A tal fine ti basta fare clic sull’intestazione della colonna con bordo verde. Se l’intestazione della colonna è bordata di grigio, la rispettiva colonna non viene importata (cfr. colonna “Codice cliente” nello screenshot).

4.2 Assegnazione di etichette

Puoi creare e assegnare etichette ai tuoi contatti direttamente durante l’importazione.

Sotto la tabella di anteprima dei tuoi contatti è presente la voce “Assegna etichette”. Facendo clic su questo pulsante puoi attivare l’opzione e creare o selezionare le etichette.

A questo punto puoi selezionare dal menu a tendina le denominazioni già create o in alternativa crearne delle nuove facendo clic sul pulsante. Dopo aver selezionato e salvato le denominazioni, nel tuo elenco destinatari viene creata automaticamente una nuova colonna in cui sono riportate le denominazioni.

In alternativa: acquisizione delle etichette dal file di import

Se il tuo file contiene una colonna con etichette, queste vengono create automaticamente per l’elenco destinatari al momento dell’import. Non è più necessario creare le etichette direttamente in rapidmail durante l’import.

Naturalmente queste denominazioni vengono assegnate solo ai destinatari interessati (e non in automatico a tutti i contatti) in base al file di partenza.

Fai clic su “Avanti” per accedere all’ultimo passaggio.

5. Ultimo controllo e impostazioni avanzate

Nell’ultimo passaggio ti chiediamo di fornirci un breve feedback sulla provenienza dei dati destinatari. Inoltre, sei tenuto a confermare che ti attieni ai criteri vigenti per un invio di email conforme alla legge.

Infine hai la possibilità di definire impostazioni avanzate:

Le impostazioni avanzate sono facoltative: per il comune import, infatti, non è necessario apporre qui nessun segno di spunta. Per i casi particolari hai a disposizione le seguenti possibilità:

• Sovrascrittura dei destinatari già presenti al momento dell’import: se nel tuo elenco destinatari hai già inserito dei contatti, questa opzione consente di aggiornare i record di dati presenti qualora i dati destinatari siano cambiati o vengano integrate altre colonne. I contatti con lo stato “Cancellato” mantengono tale stato!
• Cancellazione di tutti i destinatari non presenti nel file di import: se il tuo elenco destinatari contiene già dei contatti, con questa opzione puoi assicurarti che rimangano nell’elenco solo i contatti contenuti anche nel tuo file di import attuale.
• Nuovo import dei destinatari disiscritti (cancellazioni dalla newsletter, cancellazioni manuali): se hai eseguito cancellazioni manuali per errore, questa opzione ti consente di registrare nuovamente i contatti in questione. Ti preghiamo di prestare attenzione nell’uso di questa opzione: tieni presente che eventuali disiscrizioni deliberate dei tuoi contatti vengono resettate!

Tutto fatto! Facendo ora clic sul pulsante verde “Fatto”, inizia l’import dei tuoi contatti. Alla conclusione dell’import destinatari riceverai una notifica in rapidmail e anche tramite email.